Une des principales difficultés de notre métier… est de l’expliquer ! « Ah, vous faites de l’archivage ? Ah, vous mettez les archives sur ordinateur ? »
Combien de fois avons-nous dû tenter de préciser les choses à nos interlocuteurs. Sans toujours beaucoup de succès. Et, si l’on dit qu’un bon dessin vaut mieux qu’un long discours, ce n’est pas facile de faire un dessin en toutes circonstances.
C’est un peu dans cet esprit que nous avons décidé de rédiger ce petit texte : tenter de schématiser ce que peut être la mise en ligne pour des ressources archivistiques et, en particulier, à quoi peut servir un moteur de recherche.

Au moins trois classes d’entités distinctes

Les archivistes, mais aussi les bibliothécaires et les documentalistes doivent gérer trois types d’entités.

 

A.  Les informations

Ce que les publics recherchent, ce sont des informations. Ceci, quel que soit le type de recherche, de la date de naissance d’un ancêtre, à la matière première d’une thèse de doctorat.
L’information est quelque chose d’immatériel.

B.  Les documents

Les documentalistes parlent de documents primaires, par opposition aux documents secondaires que sont les inventaires et catalogues.
Il s’agit d’objets, matériels ou électroniques, supports des informations. Au fond, qu’il s’agisse de documents papier ou électroniques, la différence n’est pas si fondamentale, il s’agit toujours de supports d’information.
Ajoutons toutefois que le document original (là encore matériel ou électronique) peut avoir valeur probante. Il garantit, en quelque sorte, l’authenticité de l’information dont il est le support.

C.  Les descriptions

Les métadonnées descriptives, les inventaires et catalogues, décrivent généralement à la fois les documents (description physique) et les informations qui y sont consignées (contenu) et en relation (contexte).
On voit ainsi qu’elles ont un double rôle : dire ce qu’est le document et dire quelles informations il contient.
La description des informations consignées doit permettre aux publics d’accéder à ces informations.

Plusieurs schémas de recherche

Pour accéder à des informations, on passe généralement par des intermédiaires : on utile des descriptions, qui nous conduisent vers des documents, qui contiennent les informations recherchées.
Mais, dans certains cas, moins fréquents dans notre domaine, descriptions et informations peuvent être confondus.

Différents scenarii d’accès à l’information sont possibles, que nous tentons de schématiser et préciser ci-après.

Schéma d’utilisations d’un moteur de recherche pour les ressources archivistiques

Schéma d’utilisations d’un moteur de recherche pour les ressources archivistiques Licence Creative Commons
Image mise à disposition selon les termes de la Licence Creative Commons Attribution – Pas d’Utilisation Commerciale – Pas de Modification 4.0 International.

A.  De la description à l’information

Il s’agit du cas largement le plus fréquent. Il est représenté dans la partie gauche du schéma ci-dessus.
Le moteur de recherche permet de scruter les métadonnées descriptives. Les résultats de la recherche sont obtenus sous forme d’une liste des descriptions (liste simple ou hiérarchisée). Ces descriptions donnent accès aux documents dans lesquels les informations seront trouvées.
Ici, on peut encore distinguer trois cas possibles pour parvenir jusqu’à l’information.

1.  On obtient une cote (ou plusieurs cotes)

En ligne, ne sont disponibles que les descriptions.
Le lecteur, s’il a trouvé ce qu’il cherche, devra, après avoir obtenu la (les) référence(s) du (des) document(s) l’intéressant, se rendre, par exemple, dans une salle de lecture pour consulter les documents et accéder aux informations recherchées.
Le scénario avec le moteur de recherche s’arrête avec l’obtention de la cote, il ne parvient pas jusqu’au document.
C’est, ici encore, le cas de figure le plus courant.

2.  Des documents numériques sont liées aux descriptions

Les documents décrits ont été numérisés. La consultation se fait alors en ligne en visualisant les documents, soit sous forme d’images (par exemple pour des manuscrits, des cartes…), soit sous forme de documents au format pdf (pour des rapports…, par exemple).
Le lecteur n’a pas besoin de se rendre dans le service des archives. La solution informatique en ligne conduit jusqu’au document (le plus souvent, à une copie numérique du document).
C’est évidemment cette solution que préfèrent les chercheurs. Mais, généralement, seule une petite proportion des documents d’archives a été numérisée.

Dans le cas des archives nativement électroniques, si l’on se place du point de vue de l’accès à l’information (et non de la gestion), le scénario peut être tout à fait semblable. Simplement, le texte-même du document peut servir à la recherche (recherche plein texte), en plus de la recherche par les métadonnées descriptives.

3.  Les documents sont en ligne ailleurs

C’est un cas encore plus rare, nous le citerons néanmoins. Les documents décrits ne sont pas en ligne sur le site des archives, mais ailleurs.
Ce cas est rare car les archivistes décrivent généralement des documents qu’ils gèrent. Mais, il peut être amené à se développer dans le cadre du mouvement vers la convergence des métiers d’accès à l’information.

B.  Accès direct aux informations

Il s’agit d’un scénario relativement rare, mais un exemple est néanmoins d’actualité, et c’est d’ailleurs lui qui nous a inspiré ce petit texte.
Généralement, les archivistes, comme on l’a vu, décrivent les documents et, de manière succincte, leur contenu. Leurs descriptions ne contiennent pas les informations elles-mêmes dont ont besoin leurs publics.
Dans la cadre du centenaire de la Première Guerre mondiale, certains services d’archives ont fait procéder à la numérisation et à l’indexation de registres matricules militaires. Par indexation, on entend le relevé d’informations sur les conscrits, par exemple, et suivant les cas : nom, prénom, date et lieu de naissance, profession… On produit alors non plus des métadonnées descriptives sur des documents, mais on extrait des informations de ces documents et l’on met ces informations à disposition des publics. On pourrait alors dire que l’on élabore une banque de données.

C.  Et les notices d’autorité

La norme ISAAR et le schéma EAC ont eu, jusqu’à présent, un peu de mal à s’imposer. On peut toutefois prévoir que des notices d’autorité présentant des entités autres que les ressources archivistiques seront progressivement mises en ligne. Les archivistes ont rédigé des notices sur les producteurs, mais aussi sur d’autres personnes physiques ou morales ; ils ont parfois publié des dictionnaires topographiques avec des notices sur des lieux… Ces différentes notices ont vocation à être mises en ligne.
Il s’agit, là aussi, directement d’informations.
De plus, ces notices d’autorité ont également vocation à être liées avec les notices descriptives des documents.

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