Premières étapes

Les premières mises en ligne d’informations relatives aux fonds conservés aux Archives départementales de la Haute-Loire sur le Portail européen des archives (PEA ou APE) ont été réalisées par le Service interministériel des Archives de France (SIAF), à l’aide des fiches descriptives de fonds privés alimentant la base nationale BORA. Annuellement, les grilles de saisie de chaque fonds entré l’année précédente étaient envoyées aux Archives de France. La dernière mise à jour fut faite en janvier 2014. À cette même époque, le SIAF terminait le transfert des données de cette base vers le Portail européen des archives.

En mars 2015, Lucile Grand, en charge du projet au SIAF, nous annonçait la publication dans le PEA de toutes ces fiches descriptives sous la forme d’un « guide des archives privées » et nous demandait si nous voulions poursuivre une coopération de publication.

FondsPrives

La participation à un projet européen de mise en ligne sur un site unique de nos instruments de recherche, un référencement élargi et la consultation de nos travaux plus conviviale que sur notre site internet nous ont décidés à poursuivre cette collaboration.

Les intervenants du projet

Le projet lancé, trois partenaires allaient nous accompagner : un correspondant référent PEA aux Archives nationales néerlandaises, le SIAF et la société Anaphore.

  • Le premier délivre tout d’abord l’« Accord de fournisseur de contenu pour le portail européen des archives », convention liant les services d’archives et l’instance coordinatrice du projet APE, puis les identifiants permettant la saisie des données en phases de test et de production et, enfin, l’outil de préparation des données validant l’encodage des instruments de recherche.
  • Le second est la sous-direction de la communication et de la valorisation des archives du SIAF, chargée d’assister les services dans leurs travaux de publication sur le PEA. Il transmet aussi nos questions au référent néerlandais lorsqu’il ne sait répondre.
  • Enfin, la société Anaphore et son application « Arkhéïa Aide au classement » permet l’encodage spécifique des instruments de recherche au format du portail européen. Elle a aussi publié un support relatif aux outils de vérification des exports. La publication d’inventaires sur le PEA est très stricte. L’encodage produit par Arkhéïa Aide au classement doit être conforme au schéma utilisé par le portail européen (apeEAD), vérifié et validé par l’outil de préparation des données. Les exports de nos inventaires générés par Aide au classement ont été validés par l’outil de contrôle après, pour quelques-uns, correction d’erreurs de saisie.

Difficultés rencontrées

Nous n’avons pu publier des instruments de recherche auxquels étaient liés des images ou lots d’images. Ces instruments de recherche, encodés en EAD, ont pu être publiés sur notre site internet.

archives_FRAD043_1H_006_017_001Plans en coupe et élévation des bâtiments de l’abbaye de la Chaise-Dieu (XVIIIe siècle)

Par contre, ils n’ont pu l’être en l’état sur le PEA car l’utilisation d’un attribut par la balise d’encodage des images n’est pas reconnue par le modèle apeEAD. Nous avons donc supprimé les images d’illustration des instruments de recherche pour les publier et remis à plus tard la mise en ligne de collections d’images. Nous discutons actuellement avec le SIAF et le référent néerlandais pour trouver une solution.

InventaireCasaDei

Une autre pierre d’achoppement du PEA est le guide de l’outil de préparation de données. Il est d’une part rédigé en langue anglaise et, d’autre part, peu explicite quant à certaines manipulations. Malgré l’aide du SIAF, il est quelquefois difficile de réaliser les opérations souhaitées. Ainsi, nous n’avons pas encore réussi a posteriori à lier les inventaires à l’état des fonds du service.

Point et perspectives

Actuellement, la présentation complète et détaillée du service des archives de la Haute-Loire, 13 inventaires de séries ou sous-séries réglementaires ainsi que deux guides des fonds (le guide des archives de la Haute-Loire et l’état des fonds des archives privées constitué à partir de l’ancienne base BORA) sont publiés sur le PEA, soit plus de 31.000 notices.

Au cours de l’année 2016, d’autres instruments de recherche viendront s’ajouter à la liste.

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