Comme beaucoup de services d’archives sans doute parmi ceux qui attachent de la valeur à la fonction classement, les archives départementales de Vaucluse souhaitaient disposer d’un outil de mise en valeur de leurs travaux. Le classement est parfois – souvent – l’aboutissement d’années de labeur et de recherches. C’est donc une petite fête lorsqu’un nouveau « bébé » est prêt !

En l’occurrence, il s’agissait là de faire aboutir le travail de tri et de description réalisé par Martine Sainte-Marie, qui avait relevé le défi (sorte de bizutage puisqu’il s’agissait de son cadeau de bienvenue à son arrivée aux archives départementales de Vaucluse en 2006) de classer l’imposant fonds du duché de Caderousse, entré en 1900 et qui avait attendu la bagatelle de 106 années avant de passer entre des mains expertes capables de le maîtriser et d’en venir à bout en douceur. L’inventaire était terminé, avait reçu le visa scientifique et technique des Archives de France, mais comment montrer ce travail ? En publiant un inventaire, évidemment. Oui, mais plus facile à dire qu’à faire quand un service ne dispose ni de cellule PAO, ni de moyens budgétaires suffisants pour financer les prestations d’un graphiste à chaque publication… L’idée a donc germé, avec la complicité d’Anaphore, de développer un outil d’« éditorialisation » pour – enfin ! – publier des inventaires esthétiques directement à partir de la base de données présente dans le module Aide au classement d’Arkhéïa.

La commande était de publier un répertoire en version imprimable d’une part et sous forme de page HTML diffusable sur internet d’autre part, en même temps qu’en version EAD « traditionnelle », sans avoir à retravailler le fichier initial. Les archives souhaitaient qu’une grande attention soit portée à la lisibilité et à la qualité graphique de l’instrument de recherche pour les deux formes de restitution.
Toujours à l’écoute, Anaphore a répondu à nos requêtes et a pu formaliser nos souhaits qui devaient être absolument pris en compte dans une maquette.

Les trois points pris en compte par la maquette proposée

Compréhensibilité

Un instrument de recherche n’est pas toujours d’une grande limpidité. Plusieurs sortes de métadonnées descriptives peuvent être présentées à la suite, sans ou avec des différences typographiques, mais, dans tous les cas, sans qu’il soit possible d’en saisir la nature.

Lisibilité

Cette notion, tout en étant proche de la précédente, peut en être distincte. En effet, la lisibilité facilite généralement la compréhension. Par exemple, une énumération sera nettement plus lisible et donc plus rapidement compréhensible sous forme de liste à puces que sous la forme d’un gros paragraphe avec des points virgules ou des virgules comme séparateurs ; mais le gros paragraphe peut être compréhensible par un lecteur qui s’en donnera la peine si l’archiviste a pris la précaution de préciser de quoi il s’agit, alors qu’une liste sera difficilement compréhensible si l’on ne sait pas de quoi il s’agit.

Esthétique

Si la présentation est soignée, agréable, le lecteur sera plus enclin à consulter l’instrument de recherche. Là encore, cette notion est distincte des précédentes : un instrument de recherche peut être agréable à regarder mais difficile à comprendre. L’intégration de l’iconographie tout au long du corps de l’inventaire s’est imposée.

L’éditorialisation

Elle devait permettre d’intégrer toutes les parties rédigées jusque-là autour de l’inventaire : introduction, bibliographe, sources complémentaires, annexes (généalogie de la famille, glossaire, etc.).

Elle devait également mettre en valeur :

  •   d’une part la structure de l’inventaire (son plan),
  •   d’autre part, le début de chaque nouvelle notice descriptive.

Structure de l’inventaire

Cette structure est plus ou moins complexe ; elle peut compter jusqu’à sept niveaux emboîtés. La base Caderousse joue sur six niveaux. Les archives souhaitaient qu’on puisse toujours savoir où on se situe dans ce plan, quel que soit l’endroit où on se trouve positionné dans l’inventaire.

Notices descriptives

La notice descriptive regroupe deux types de données :

  •   la description de l’unité archivistique elle-même, qui est la description « principale »,
  •   les données complémentaires.

La description principale comprend cinq zones descriptives au maximum :

  • Intitulé
  • Dates extrêmes
  • Présentation du contenu
  • Langue
  • Description physique
  • Cote

Dans ce groupe, les informations saillantes, c’est-à-dire celles qui doivent être facilement repérables par l’œil, sont l’intitulé et les dates extrêmes.
Remarque : traditionnellement, c’est la cote, positionnée dans la marge à gauche, qui sert de repère visuel. Or, cette information est secondaire dans la description. Il serait donc préférable de trouver un autre repère visuel, autour de l’intitulé et des dates extrêmes de l’unité décrite.

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Un outil pour tous les utilisateurs d’Arkhéïa Aide au classement

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Toute cette énergie et plusieurs mois d’échanges ont donc abouti à la création d’un prototype Caderousse. Ce prototype a permis de développer et tester en conditions réelles un outil disponible pour tous les utilisateurs du module Arkhéïa Aide au classement.

Toutes les données sont intégrées dans la base de données et un export, (presque) aussi simple que l’export HTML, permet d’obtenir un objet éditorial soigné, livrable à l’imprimeur en fichier pdf.

Si la partie intégration des images est encore assez expérimentale, il est désormais enfantin de fabriquer un fichier maquetté, compréhensible, lisible et esthétique pour nos lecteurs.

À vous de jouer !

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